Numérisation des factures papier

Les factures établies ou reçues sur support papier peuvent désormais être numérisées en vue de leur conservation ou archivage.

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis. Jusqu’à présent, les factures papier devaient être conservées et stockées sous leur forme d’origine.

Depuis le 30 mars 2017, les factures établies ou reçues sur support papier peuvent être conservées, au choix de l’entreprise, sur support informatique ou sur support papier. Elles peuvent donc être numérisées à condition que la numérisation garantisse une reproduction à l’identique (copie conforme à l’original en image et en contenu), que les couleurs soient reproduites à l’identique en cas de code couleur et qu’elle n’entraîne aucune perte de données en cas de compression des fichiers.

Tout document numérisé doit être conservé sous format PDF1 et être horodaté

La numérisation doit être assortie soit d’un cachet serveur, soit d’une empreinte numérique, soit d’une signature électronique ou de tout dispositif sécurisé équivalent.

La procédure d’archivage numérique doit faire l’objet de contrôles internes afin d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures numérisées durant toute la durée de conservation. L’entreprise peut effectuer elle-même les opérations d’archivage numérique des factures ou confier cette tâche à un tiers.

Loi 2016-1918 du 29-12-2016, JO du 30 ;

Arrêté du 22-3-2017, JO du 30

1 – ou format PDF A/3 (ISO 19005-3)

0 commentaires

Commenter

 

Auteur

Éditions Francis Lefebvre

Les Editions Francis Lefebvre comptent parmi les plus importants éditeurs français par leurs effectifs (près de 400 collaborateurs en France), leurs performances (100 M€ de chiffre d’affaires en France) et la qualité de leurs produits. Ils sont la référence en matière de documentation dans le domaine fiscal, social, comptable, droit des affaires, civil, patrimonial, immobilier et droit des associations.